Hồ sơ khai thuế lần đầu

Hiện nay, các thông tin đăng ký thuế ban đầu, doanh nghiệp chỉ phải cung cấp trong tờ khai đăng ký thành lập doanh nghiệp ở Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư; chứ không phải thực hiện đăng ký thuế ban đầu với cơ quan quản lý thuế trực tiếp (Chi cục thuế quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động) nữa.

 Tuy nhiên, sau khi đã nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải liên hệ với cơ quan quản lý thuế trực tiếp để nộp một số giấy tờ khai thuế ban đầu.

Thời hạn nộp hồ sơ

Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc trong thời hạn 30 ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thành phần hồ sơ

Thông thường, các doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải lập một bộ hồ sơ khai thuế lần đầu để gửi lên cơ quan thuế bao gồm giấy tờ sau:

1. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

2. Quyết định bổ nhiệm Giám đốc (Tổng giám đốc);

3. Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng, người phụ trách kế toán;

4. Bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật, của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán;

5. Công văn đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn;

6. Văn bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (nếu có tài sản cố định);

7. Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.

Sau khi nhận hồ sơ đăng ký khai thuế ban đầu của doanh nghiệp và trước khi ra thông báo chấp thuận cho doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, cơ quan quản lý thuế trực tiếp sẽ cử người đến kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp để xác định doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở hay không, có mua sắm tài sản cố định, công cụ, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê, mượn địa điểm kinh doanh hay không (kiểm tra điều kiện để được áp dụng phương pháp khấu trừ thuế).

Lưu ý

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng thì doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư; không cần thông báo với cơ quan quản lý thuế trực tiếp - xem chi tiết tại công việc Thay đổi nội dung đăng ký thuế.

Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tổ chức bộ máy Tài chính - Kế toán của mình; đó có thể là Phòng/Ban Kế toán, dịch vụ kế toán thuê ngoài, …

Các công ty phải bố trí, bổ nhiệm Kế toán trưởng. Trừ doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng.

Doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có dưới 10 người lao động, tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng và tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng (đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng) và không quá 10 tỷ đồng (đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ).

Nhiệm vụ của Kế toán trưởng

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của doanh nghiệp, có nhiệm vụ:

- Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp;

- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;

- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015;

- Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán;

- Tuy Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật, nhưng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

Trường hợp chưa bố trí được Kế toán trưởng

Nếu chưa bổ nhiệm được Kế toán trưởng thì doanh nghiệp phải bố trí Người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng (sau đây gọi tắt là Người phụ trách kế toán) hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng.

Thời gian bố trí Người phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau đó doanh nghiệp phải bố trí người làm Kế toán trưởng.

Tiêu chuẩn Kế toán trưởng và Phụ trách kế toán

Kế toán trưởng và Người phụ trách kế toán phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

1. Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;

2. Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên. Trường hợp doanh nghiệp có vốn điều lệ nhỏ hơn 10 tỷ đồng thì Kế toán trưởng và Người phụ trách kế toán chỉ cần có trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên;

3. Có Chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;

4. Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên; và, ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng.

Trường hợp không được làm Kế toán trưởng, Phụ trách kế toán

Kế toán trưởng và Người phụ trách kế toán không được là những đối tượng sau đây:

- Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc.

- Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.

- Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc hoặc tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính - kế toán, kế toán trưởng trong cùng doanh nghiệp, trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ.

- Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng doanh nghiệp, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ.

Thông báo cho cơ quan thuế về việc đặt in hóa đơn lần đầu

Đặt in hóa đơn là gì?

Đặt in hóa đơn là việc doanh nghiệp thỏa thuận với doanh nghiệp có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm) để in hóa đơn theo mẫu do doanh nghiệp thiết kế. Thỏa thuận đặt in hóa đơn phải được lập thành hợp đồng cụ thể.

Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in

- Doanh nghiệp mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn (xem chi tiết tại công việc: "Tự in hóa đơn") nếu không sử dụng hóa đơn tự in.

- Doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế;

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp phải gửi văn bản Đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 thuộc Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, cơ quan thuế sẽ có văn bản Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in đến doanh nghiệp; nếu cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn đặt in - Thủ trưởng cơ quan thuế chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

Doanh nghiệp được tạo hóa đơn đặt in tự quyết định mẫu hóa đơn đặt in. Tuy nhiên, hóa đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định.

Doanh nghiệp nên tham khảo danh sách các doanh nghiệp đủ điều kiện in hóa đơn từ cơ quan thuế. Vì, các doanh nghiệp đó sẽ có nhiều kinh nghiệm để đảm bảo đầy đủ các thủ tục, giấy tờ cần thiết và có thể hướng dẫn doanh nghiệp thêm nhiều chi tiết hơn.

Đôi bên phải tiến hành thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn sau khi bàn giao đầy đủ, bên nhận in phải xuất hóa đơn cho doanh nghiệp nếu không sẽ bị xử phạt.

Lưu ý

Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác thực hiện công việc với cơ quan thuế, nhưng phải có Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục cụ thể và xuất trình khi thực hiện công việc.

Thông báo phát hành hóa đơn lần đầu

Đối với hóa đơn tự in, đặt in

Chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn lần đầu cho việc bán hàng hóa, dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) doanh nghiệp phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB01/AC ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Đối với các doanh nghiệp là các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hóa đơn thu phí dịch vụ tự in thì còn phải đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, trường hợp này không phải đăng ký trước số lượng phát hành. 

Bên cạnh đó, ngoài việc gửi Thông báo phát hành đến cơ quan thuế, doanh nghiệp còn phải thực hiện niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu tại các cơ sở sử dụng bán hàng hóa, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của doanh nghiệp nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Còn nếu doanh nghiệp khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì các đơn vị này không phải Thông báo phát hành hóa đơn nữa.

Trường hợp doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

Cơ quan thuế sẽ xem xét và ra văn bản thông báo cho doanh nghiệp biết nếu phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải điều chỉnh để thực hiện thông báo phát hành mới.

Đối với hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của doanh  nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Sau khi đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh thì phải tiến hành xử lý hóa đơn chưa sử dụng hết.

Mở tài khoản ngân hàng

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần liên hệ các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để tiến hành mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp mình.

Thành phần hồ sơ

Đối với tài khoản thanh toán của tổ chức, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được quy định và hướng dẫn khách hàng các loại giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán nhưng phải bao gồm tối thiểu các giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán lập theo mẫu của ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài nơi mở tài khoản và phải phù hợp với các quy định như sau:

(1) Tên giao dịch đầy đủ và viết tắt; địa chỉ đặt trụ sở chính; địa chỉ giao dịch; số điện thoại; lĩnh vực hoạt động, kinh doanh; mã số thuế (nếu có);

(2) Thông tin về người đại diện hợp pháp của tổ chức mở tài khoản thanh toán

(3) Thông tin về kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu có) của tổ chức mở tài khoản thanh toán.

Đối với (2) và (3) thì phải có các thông tin sau:

Đối với cá nhân là người Việt Nam: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch; nghề nghiệp, chức vụ; số điện thoại; số thẻ căn cước công dân hoặc số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu còn thời hạn; ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và nơi ở hiện tại; thuộc đối tượng người cư trú hay người không cư trú; mã số thuế (nếu có);

Đối với cá nhân là người nước ngoài: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh, quốc tịch; nghề nghiệp, chức vụ; số điện thoại; số hộ chiếu còn thời hạn, ngày cấp, nơi cấp; thị thực nhập cảnh (nếu có); địa chỉ nơi đăng ký cư trú ở nước ngoài, nơi đăng ký cư trú tại Việt Nam; thuộc đối tượng người cư trú hay người không cư trú; mã số thuế (nếu có).

- Các giấy tờ chứng minh việc tổ chức mở tài khoản thanh toán được thành lập và hoạt động hợp pháp: Quyết định thành lập, giấy phép hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật;

- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện của người đại diện hợp pháp kèm giấy tờ tùy thân của những người đó;

- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc Quyết định người phụ trách kế toán hoặc hợp đồng thuê dịch vụ kế toán của tổ chức mở tài khoản thanh toán (nếu có) kèm giấy tờ tùy thân của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.

- Văn bản ủy quyền thực hiện hồ sơ (nếu có); kèm theo là bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền.

Lưu ý

Các giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán quy là bản chính hoặc bản sao điện tử hoặc bản sao được chứng thực hoặc bản sao cấp từ sổ gốc hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu theo quy định của pháp luật.

Đối với trường hợp xuất trình bản chính để đối chiếu, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài sẽ xác nhận vào bản sao. Việc hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp thực hiện theo quy định của pháp luật.

Trường hợp giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán là bản sao điện tử, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài sẽ có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo bản sao điện tử có nội dung đầy đủ, chính xác và khớp đúng so với bản chính theo quy định của pháp luật.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không cần thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tự in hóa đơn

Hóa đơn tự in là gì?

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Đối tượng được tự in hóa đơn

Các đối tượng được tự in hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao kể từ khi có mã số thuế.

2. Kể từ khi doanh nghiệp có mã số thuế và mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

3. Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn và đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Đã được cấp mã số thuế;

- Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế;

- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước;

- Đối với các doanh nghiệp mới thành lập này, trước khi thực hiện tự in hóa đơn, doanh nghiệp phải làm Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in (tham khảo Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) để nộp cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp, trường hợp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in.

Ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn tự in nếu thuộc các đối tượng trên và đáp ứng các điều kiện theo quy định thì trước khi tạo hóa đơn phải ra Quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn;

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;

- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;

- Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.

Thông báo phát hành hóa đơn tự in

Đồng thời, trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng, doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và niêm yết công khai tại các cơ sở sử dụng hóa đơn.

Nguyên tắc in hóa đơn

Doanh nghiệp được tạo hóa đơn tự in khi sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy);

- Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Các lưu ý

- Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng được tự in hóa đơn mà có rủi ro cao về thuế, thì theo quy định doanh nghiệp đó phải chuyển sang mua hóa đơn có thời hạn của cơ quan thuế nhưng không muốn mua thì doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn tự in dưới hình thức như sau: Doanh nghiệp vào Trang Thông tin điện tử của cơ quan thuế (Tổng cục Thuế hoặc Cục thuế) và sử dụng phần mềm tự in hóa đơn của cơ quan thuế để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đảm bảo cơ quan thuế kiểm soát được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in đã lập của doanh nghiệp. 

- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in sẽ có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.

- Theo quy định hiện nay, khi doanh nghiệp nộp Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in thì thời gian giải quyết của cơ quan thuế là 02 ngày. Tuy nhiên, trên thực tế, cơ quan thuế phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ra văn bản thì thời gian thường kéo dài hơn 02 ngày, trừ một số trường hợp đơn giản. Do đó, doanh nghiệp nên liên hệ và xác nhận với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi quyết định tự in hóa đơn.

Thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử đang được áp dụng:

Hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC (áp dụng đến hết ngày 30/6/2022)

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. 

Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

Điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ muốn khởi tạo hóa đơn điện tử thì phải đáp ứng điều kiện sau:

- Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

- Có chữ ký điện tử theo quy định.

- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn khởi tạo hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên thì phải ra Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử được thể hiện bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Lưu ý: Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế khi lập hóa đơn điện tử thì phải gửi thông tin trên hóa đơn bằng phương thức điện tử cho cơ quan thuế để nhận mã xác thực hóa đơn từ cơ quan thuế. 

Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) để gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đồng thời phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải được niêm yết công khai tại trụ sở doanh nghiệp hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp trong thời gian sử dụng hóa đơn.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có trách nhiệm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định.

Hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn có mã của cơ quan thuếHóa đơn không có mã của cơ quan thuế
1. Doanh nghiệp sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.  
2. Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.  
3. Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. (Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định).  
4. Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế (trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế)

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Nội dung thông tin đăng ký theo Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu ý: Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Mua hóa đơn từ cơ quan thuế

Doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp bằng tỷ lệ % nhân với doanh thu sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng (thường gọi là hóa đơn trực tiếp) mua tại cơ quan thuế.

Đồng thời, các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn dưới hình thức tự in, đặt in nhưng thuộc loại rủi ro cao về thuế hoặc có hành vi vi phạm về hóa đơn và bị xử lý hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế thì cũng phải chuyển sang hình thức này.

Thành phần hồ sơ

Doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn từ cơ quan thuế, khi mua hóa đơn phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo mẫu số 3.3 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC);

2. Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu số 3.16 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC);

3.  Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;

4. Văn bản ủy quyền về việc mua hóa đơn;

5. CMND/ CCCD/ Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng của người mua hóa đơn;

Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn dưới hình thức tự in hoặc đặt in hóa đơn mà phải chuyển sang mua hóa đơn từ cơ quan thuế thì còn phải chuẩn bị thêm:

6. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (theo mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC);

7. Bảng kê quyết toán hóa đơn (theo mẫu số 3.12 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Trường hợp doanh nghiệp đã nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê quyết toán hóa đơn nhưng chưa mua hóa đơn tại thời điểm nộp thì khi mua hóa đơn đối với lần mua đầu tiên không phải nộp các báo cáo nêu trên.

Ghi chú: Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 mỗi hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế nơi mua hóa đơn.

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp bị buộc phải chuyển sang mua hóa đơn từ cơ quan thuế

- Thời điểm chuyển sang mua hóa đơn tại cơ quan thuế:

+ Đối với doanh nghiệp đang chịu rủi ro cao về thuế: chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày Cục trưởng Cục thuế ban hành Quyết định và thông báo cho doanh nghiệp.

+ Đối với doanh nghiệp bị xử lý vi phạm về hóa đơn: căn cứ vào Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

- Sau 30 ngày, kể từ ngày Cục trưởng Cục Thuế có văn bản thông báo cho doanh nghiệp biết đối với doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế và kể từ ngày Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế có hiệu lực thi hành đối với doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn, doanh nghiệp lập báo cáo hóa đơn hết giá trị sử dụng. Doanh nghiệp thực hiện hủy các hóa đơn tự in, đặt in hết giá trị sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Thời gian thực hiện mua hóa đơn từ cơ quan thuế đối với các doanh nghiệp bị buộc chuyển sang hình thức này là 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo cho phép doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn.

Doanh nghiệp thuộc diện mua hóa đơn từ cơ quan thuế có trách nhiệm thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên, cần lưu ý: doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu thì báo cáo theo quý, doanh nghiệp phải chuyển sang mua hóa đơn từ cơ quan thuế thì báo cáo theo tháng.

Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty Luật Thinksmart. Mong rằng những chia sẻ của Công ty Luật Thinksmart sẽ giúp ích cho việc giải quyết vấn đề của quý khách. Trân trọng!

Bài viết liên quan

Các hình thức tổ chức lại doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart tư vấn cho bạn đọc về các thủ tục chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp.

Chốt sổ bảo hiểm khi chấm dứt hoạt động doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart hướng dẫn về vấn đề chốt sổ bảo hiểm khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.

Thay đổi quan hệ lao động do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart về sự thay đổi quan hệ lao động trong trường hợp doanh nghiệp làm thủ tục chia, tách, hợp nhất, sáp nhập

Nghĩa vụ thuế – hoá đơn khi giải thể, phá sản doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart hướng dẫn về nghĩa vụ thuế - hóa đơn khi doanh nghiệp làm thủ tục giải thể, phá sản.