Lập sổ quản lý lao động

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Sổ quản lý lao động có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau đây:

- Họ tên; Giới tính; Ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

- Trình độ chuyên môn kỹ thuật;

- Bậc trình độ kỹ năng nghề;

- Vị trí việc làm;

- Loại hợp đồng lao động;

- Thời điểm bắt đầu làm việc;

- Tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương;

- Nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm;

- Số giờ làm thêm;

- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do

Doanh nghiệp có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin trên kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Khai trình sử dụng lao động lần đầu khi bắt đầu hoạt động

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp (người sử dụng lao động) phải khai trình việc sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động.

Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Nghị định 122/2020/NĐ-CP thì không phải khai trình việc sử dụng lao động.

Số lượng người lao động khai trình không bao gồm những người đang thử việc.

Lưu ý: Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện khai trình sử dụng lao động nếu đến thời gian 30 ngày mà vẫn chưa có lao động làm việc tại doanh nghiệp.

Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị (Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Thành lập công đoàn

Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Ban vận động) và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.

Ban vận động đóng vai trò là một tập thể tiên phong; có trách nhiệm vận động, dẫn dắt và đứng ra chủ trì, thực hiện các công việc cụ thể cho đến khi bầu được Ban chấp hành của Công đoàn.

Những người lao động có ý nguyện gia nhập Công đoàn sẽ tự tập hợp lại và bầu ra trưởng Ban vận động. Trường hợp có 01 người lao động đã là đoàn viên Công đoàn thì người này có quyền tập hợp người lao động và làm trưởng Ban vận động; nếu số đoàn viên Công đoàn nhiều hơn thì bầu trưởng Ban trong số đoàn viên đó.

Trong quá trình vận động, Ban vận động gửi Đơn xin tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam đến những người lao động để họ hoàn tất và thu thập lại làm cơ sở xem xét có đủ điều kiện để thành lập Công đoàn hay chưa.

Điều kiện để có thể thành lập Công đoàn là phải có ít nhất 05 đoàn viên Công đoàn Việt Nam; hoặc, phải có ít nhất 05 người lao động có đơn tự nguyện xin gia nhập Công đoàn Việt Nam.

Chính vì thế, Bạn sẽ cần vận động được càng nhiều người lao động tự nguyện gia nhập càng tốt. Sau khi đáp ứng được điều kiện về số lượng như trên thì Ban vận động sẽ tiến hành bước tiếp theo là tổ chức Hội nghị thành lập Công đoàn để giải quyết các nội dung sau:

1. Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

2. Báo cáo quá trình vận động người lao động gia nhập công đoàn và công tác chuẩn bị tổ chức thành lập công đoàn cơ sở.

3. Công bố danh sách người lao động có đơn tự nguyện gia nhập công đoàn.

4. Tuyên bố thành lập công đoàn cơ sở.

5. Đại diện công đoàn cấp trên phát biểu (nếu có).

6. Người sử dụng lao động phát biểu (nếu có).

7. Bầu cử ban chấp hành công đoàn cơ sở. 

8. Bầu cử chủ tịch công đoàn cơ sở.

9. Thông qua kế hoạch hoạt động của công đoàn cơ sở.

Vì hoạt động của Công đoàn, Ban chấp hành Công đoàn chỉ hợp pháp sau khi có quyết định công nhận của Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nên, trong thời hạn 15 ngày kể từ khi kết thúc Hội nghị, Ban Chấp hành Công đoàn có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở ra quyết định công nhận đoàn viên và Công đoàn tại doanh nghiệp. Hồ sơ đề nghị bao gồm các giấy tờ sau:

1. Văn bản đề nghị công nhận đoàn viên, Công đoàn cơ sở và Ban chấp hành Công đoàn cơ sở;

2. Danh sách đoàn viên, kèm theo Đơn gia nhập Công đoàn Việt Nam của người lao động;

3. Biên bản hội nghị thành lập Công đoàn;

4. Biên bản kiểm phiếu bầu cử Ban chấp hành Công đoàn, kèm theo lý lịch trích ngang của các thành viên Ban chấp hành.

Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở sẽ giải quyết việc công nhận hay không trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Công đoàn cơ sở.

Lưu ý

- Trình tự thành lập công đoàn ở mỗi địa phương có thể sẽ có sự khác nhau (trong hồ sơ phải nộp); vậy nên, doanh nghiệp và người lao động rất cần phải liên hệ với Công đoàn cấp trên trực tiếp của mình để được hướng dẫn, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.

- "Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở" bao gồm:

+ Liên đoàn lao động huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là liên đoàn lao động cấp huyện);

+ Công đoàn ngành địa phương;

+ Công đoàn các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là công đoàn các khu công nghiệp);

+ Công đoàn tổng công ty;

+ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở khác.

Xây dựng, thông báo Thang lương - Bảng lương

Doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. 

Ngoài ra, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Xây dựng bảng phụ cấp lương

Doanh nghiệp nên quy định bằng văn bản các loại phụ cấp lương của mình, bao gồm các thông tin: về đối tượng, điều kiện hưởng; về cách tính, mức hưởng (tính trên mức % hoặc mức cố định cụ thể).

Một số loại phụ cấp lương thường gặp: phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút;....

Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động

Doanh nghiệp phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì Nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. 

Nội dung của Nội quy lao động

Nội quy lao động bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

2. Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

3. An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

5. Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

8. Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Đăng ký Nội quy lao động đến Sở LĐTBXH

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động (áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên), doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở; bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký Nội quy lao động;

2. Quyết định ban hành Nội quy lao động của doanh nghiệp;

3. Nội quy lao động của doanh nghiệp;

4. Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại doanh nghiệp.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký Nội quy lao động, trường hợp Nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở LĐTBXH thông báo cho doanh nghiệp biết và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại Nội quy lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày Sở LĐTBXH nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động. Trường hợp Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do doanh nghiệp quyết định trong nội quy lao động

Thay đổi nội dung Nội quy lao động

Nếu Doanh nghiệp muốn thay đổi một hoặc một số nội dung trong Nội quy lao động thì phải thực hiện các công việc sau:

- Ra quyết định sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động;

- Làm thủ tục đăng ký lại Nội quy lao động với Sở LĐTBXH nơi đặt trụ sở.

Các lưu ý

- Nội quy lao động là căn cứ và là cơ sở để thực hiện các công việc kỷ luật lao động.

- Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

- Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Xây dựng và thông báo định mức lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương và chi trả lương cho người lao động, đặc biệt là cho người lao động hưởng lương theo sản phẩm.

Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng định mức lao động.

Định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty Luật Thinksmart. Mong rằng những chia sẻ của Công ty Luật Thinksmart sẽ giúp ích cho việc giải quyết vấn đề của quý khách. Trân trọng!

Bài viết liên quan

Các hình thức tổ chức lại doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart tư vấn cho bạn đọc về các thủ tục chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp.

Chốt sổ bảo hiểm khi chấm dứt hoạt động doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart hướng dẫn về vấn đề chốt sổ bảo hiểm khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.

Thay đổi quan hệ lao động do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart về sự thay đổi quan hệ lao động trong trường hợp doanh nghiệp làm thủ tục chia, tách, hợp nhất, sáp nhập

Nghĩa vụ thuế – hoá đơn khi giải thể, phá sản doanh nghiệp

Bài viết của Công ty Luật ThinkSmart hướng dẫn về nghĩa vụ thuế - hóa đơn khi doanh nghiệp làm thủ tục giải thể, phá sản.