Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là sổ được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đã giữ của người lao động.

Xác nhận sổ BHXH là việc ghi thời gian đã đóng BHXH, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN) của người tham gia. Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).

Đối với doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền doanh nghiệp còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động

(1) Để chốt sổ BHXH cho người lao động, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH.

(2) Doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH:

Hồ sơ chốt sổ BHXH bao gồm:

* Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát, in tờ rời đến năm 2016 hoặc sổ BHXH đã được bảo lưu đơn vị trước đó nếu tiếp tục tham gia tại đơn vị sau; doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục báo giảm và đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

– Sổ BHXH (mẫu sổ cũ) hoặc Tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới);

– Các tờ rời sổ BHXH;

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH);

– Thời hạn giải quyết: 07 ngày.

* Trường hợp sổ BHXH đang được cơ quan BHXH rà soát theo phiếu giao nhận hồ sơ 626 hoặc 320 (cũ)

– Phiếu yêu cầu xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN cho người lao động (mẫu số 02a ban hành kèm theo Thông báo 2123/TB-BHXH).

– Thời hạn giải quyết loại hồ sơ: 10 ngày.

– Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan bảo hiểm quản lý.