Phòng DVPL Kinh doanh – Thương mại Công ty luật ThinkSmart hướng dẫn lập sổ quản lý lao động cho Doanh nghiệp mới thành lập.
Sổ quản lý lao động là gì?
Sổ quản lý lao động được hiểu là sổ dùng để ghi chép tóm tắt lý lịch và các thông tin liên quan đến quá trình tham gia quan hệ lao động của người lao động theo quy định của pháp luật.
Lập sổ quản lý lao động để làm gì?
Sổ quản lý lao động được dùng để ghi chép mọi sự biến đổi của người lao động trong quá trình làm việc có liên quan tới các quyền và quyền lợi mà họ sẽ được hưởng sau này. Nó là hồ sơ gốc làm căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các chế độ khác sau khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi xảy ra tranh chấp lao động và tìm việc làm.
Người sử dụng lao động căn cứ vào sổ quản lý lao động để tuyển chọn, sắp xếp, bố trí công việc phù hợp với trình độ, năng lực của người lao động.
Hướng dẫn lập và sử dụng sổ quản lý lao động
Hình thức của sổ quản lý lao động
Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý.
Nội dung của sổ quản lý lao động
- Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú;
- Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề;
- Vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc;
- Tham gia bảo hiểm xã hội;
- Tiền lương; nâng bậc, nâng lương;
- Số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao Trình độ kỹ năng nghề;
- Kỷ luật lao động
- Trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do
(Theo khoản 2 điều điều 3 Nghị định 145/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều cua bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động)
Thời gian lập sổ quản lý lao động
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện (Theo khoản 1 điều 3 Nghị định 145/2020)
Trách nhiệm lập sổ quản lý lao động của Doanh nghiệp
Trách nhiệm của Doanh nghiệp
- Các tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân sử dụng lao động thì sẽ có trách nhiệm ghi chép lại toàn bộ các thông tin, cập nhật thường xuyên về người lao động khi hợp đồng có hiệu lực hay có sự thay đổi;
- Quản lý và sử dụng mẫu sổ lao động theo đúng mục đích đồng thời cần xuất trình khi Thanh tra Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội yêu cầu.
Xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp, công ty không lập sổ quản lý lao động theo quy định pháp luật
Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp không lập sổ quản lý lao động; lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật; không ghi chép, cập nhật đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực; không cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động thì bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (điểm đ khoản 1 điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP)
Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty luật ThinkSmart về vấn đề lập sổ quản lý lao động. Mong rằng ý kiến chia sẻ của ThinkSmart sẽ giúp ích cho Quý khách trong việc đưa ra quyết định giải quyết vấn đề nêu trên. Trân trọng!