Trong xu thế toàn cầu hóa, các công ty đa quốc gia vẫn không ngừng tìm kiếm các thị trường tiềm năng để tối ưu hóa lợi nhuận. Những cải cách mạnh mẽ về môi trường kinh doanh, ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới khiến tại Việt Nam đang là địa điểm thu hút mạnh các Công ty đa quốc gia ở nhiều khu vực trên thế giới quyết định đầu tư và mở văn phòng đại diện tại đây. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Cơ sở pháp lý

– Luật Thương mại năm 2005;

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về văn phòng đại diện và chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài;

– Thông tư số 11/2016/TT-BCT hệ thống các biểu mẫu sử dụng trong hoạt động của văn phòng đại diện và chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài;

– Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về các khoản phí của nhà nước cho việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài.

I. Giải thích từ ngữ

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, dù đối với doanh nghiệp nước ngoài hoặc doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam.

Doanh nghiệp nước ngoài là loại hình doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hay chính xác là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền là cơ quan có thẩm quyền cấp, điều chỉnh và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư là văn bản, bản điện tử ghi nhận thông tin đăng ký của nhà đầu tư về dự án đầu tư.

Nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân có quốc tịch nước ngoài, tổ chức thành lập theo pháp luật nước ngoài thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh tại Việt Nam.

Tổ chức kinh tế là tổ chức được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ chức khác thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh.

II. Nội dung quy trình

1. Điều kiện thành lập

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Trình tự, thủ tục thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ.

• Hồ sơ gồm:

– Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

– Bản sao được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;

– Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;

– Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực; Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản); Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

• Số lượng: 01 bộ

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Phương thức thực hiện: Sau khi đã hoàn thành việc chuẩn bị hồ sơ cần thiết, sẽ thực hiện nộp hồ sơ và các giấy tờ cần thiết nơi Sở Công thương dự kiến đặt Văn phòng đại diện. bằng cách:

+ Nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền cấp phép (được áp dụng tại một số tỉnh thành như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh…).

+ Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

Bước 3: Tiếp nhận, thẩm định và giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở công thương kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ phải yêu cấu bổ sung hồ sơ.Việc bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Sau đó Cơ quan kiểm tra nếu đáp ứng đủ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do .

Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Sở công thương lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành . Sau khi nhận được ý kiến, Sở công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Bước 4: Nhận kết quả hồ sơ

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Văn phòng đại diện nước ngoài được Cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử.

Lưu ý : Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc không hông thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện được phải được lấy ý kiến và chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.

Bước 5: Thủ tục sau khi được cấp giấy phép lập văn phòng đại diện

Thương nhân sau khi nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu và công bố mẫu dấu của văn phòng đại diện để được sử dụng

Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Lưu ý: Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn

III. Dịch vụ Luật sư tư vấn quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam 

1. Nội dung công việc

Trong quá trình tư vấn quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, nếu có khó khăn, vướng mắc, đội ngũ Luật sư ThinkSmart luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách. Khi kết nối với ThinkSmart, Quý khách sẽ được cung cấp dịch vụ Luật sư tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, với các nội dung cụ thể sau đây:

• Nhận tư vấn về: quy trình, điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Luật sư ThinkSmart phân tích pháp lý, đưa ra các phương án giải quyết vấn đề, đồng thời phân tích chặt chẽ ưu điểm – nhược điểm của từng phương án đó. Điều này giúp Quý khách có cái nhìn tổng thể và khách quan nhất về kết quả dự kiến đạt được.

• Quý khách chủ động quyết định phương án.

• Luật sư ThinkSmart xây dựng, soạn thảo đầy đủ hồ sơ, văn bản theo quy định pháp luật.

• Luật sư ThinkSmart đại diện Quý khách đi nộp hồ sơ, làm việc với các bên thứ ba như Sở Công thương, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác…

• Nhận kết quả (hoàn thành mục tiêu của Quý khách).

2. Các gói dịch vụ

Dựa trên nhu cầu của bản thân, Quý khách có thể lựa chọn 1 trong 3 gói dịch vụ như sau:

• Gói 1: Luật sư tư vấn: quy trình, điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Gói 2: Luật sư tư vấn và xây dựng, soạn thảo hồ sơ: điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam 

• Gói 3: Luật sư tư vấn và đại diện Quý khách thực hiện toàn bộ công việc.

Ghi chú: Với những công việc bắt buộc phải có sự hiện diện của Quý khách theo luật định, ThinkSmart sẽ cử nhân sự đồng hành cùng Quý khách.

3. Cách thức kết nối

Để nhận tư vấn quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Quý khách có thể dễ dàng kết nối với ThinkSmart thông qua 1 trong 3 cách thức sau đây:

4. Nguyên tắc hoạt động, cam kết

V. Lời kết

Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty luật ThinkSmart về tư vấn quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Trân trọng cảm ơn Quý khách đã quan tâm và tin dùng dịch vụ pháp lý của ThinkSmart./.